Facilities Management / Facility Mangement (FM)
2006-2008
Valgfag
Som valgfag på bygningskonstruktørstudiet valgte jeg FM, da jeg så en mulighed for at kombinere min HHX med konstruktørfaget.
Direkte oversat er FM: Styring af bygninger. Dette er et bredt felt, som indebærer emner som administration af bygningsmasse, styring af vedligehold, styring af drift, økonomi og en lang række af optimeringsværktøjer. FM beskæftiger sig med drift og vedligeholdelsen af bygningen, således at brugeren kan koncentrere sig om sin kerneforretning.
Mit speciale tog afsæt i FM. Med fokus på FM i mindre kontra større virksomheder, beskrev jeg hvilke værktøjer og hvorledes firmaer kan drage nytte af FM.
KEA's defination på Facilities management
”Facilities management er planlægning og styring af de aktiviteter der understøtter kerneaktiviteterne i en organisation - privat eller offentlig.”
Som specialeretning på mit studie valgte jeg Facilites Management, en retning jeg har haft stor glæde af.
Min specialeretning har givet mig en lang række værktøjer, jeg kan bruge i erhvervslivet, samt en masse gode
oplevelser i bl.a. London, Berlin og Budapest.
Her følger en liste over de værktøjer jeg mestrer og de konkurrencer jeg har deltaget i.
EREC
Konkurrence
European Real Estate Challenge
EREC er en international konkurrence som finder sted hvert år i Berlin, opgaven strækker sig over to intense uger.
Målet med opgaven er at koordinere et større internationalt firmas relokering, til et sted i Europa.
Hele opgaven forgår i et team af 7 studerende fra forskellige lande, med forskellige udannelsesmæssige baggrunde.
Al kommunikation og fremlæggelse foregår på engelsk.
Min opgave by var Budapest, hvor min gruppe og jeg, havde møder med repræsentanter fra det Ungarske
erhvervsministerium og blev præsenteret for forskellige kontordomiciler.
EREC var en gylden mulighed for at bruge de følgende værktøjer i praksis, og kæde dem sammen med andre arbejdsområder.
Artikel om EREC i fagbladet "Konstruktøren" april 2008
Konkurrence
European Real Estate Challenge
EREC er en international konkurrence som finder sted hvert år i Berlin, opgaven strækker sig over to intense uger.
Målet med opgaven er at koordinere et større internationalt firmas relokering, til et sted i Europa.
Hele opgaven forgår i et team af 7 studerende fra forskellige lande, med forskellige udannelsesmæssige baggrunde.
Al kommunikation og fremlæggelse foregår på engelsk.
Min opgave by var Budapest, hvor min gruppe og jeg, havde møder med repræsentanter fra det Ungarske
erhvervsministerium og blev præsenteret for forskellige kontordomiciler.
EREC var en gylden mulighed for at bruge de følgende værktøjer i praksis, og kæde dem sammen med andre arbejdsområder.
Artikel om EREC i fagbladet "Konstruktøren" april 2008
REN
Værktøj
Real Estate Norm
REN er udviklet i Holland og er et essentielt værktøj, når en virksomhed skal finde en ny ejendom, og opstille krav og
ønsker til den kommende ejendom. Det er svært at definere og vægte de krav og ønsker, der måtte være i forbindelse
med vurdering af ejendom, hertil kan REN (Real Estate Norm) bruges. REN bruges til at definere krav og ønsker i et
pointsystem, som bruges til at sammenligne de forskellige ejendomme, der er af interesse for virksomheden.
Jeg har i forbindelse med min deltagelse i EREC undervist i REN, og har en stor ekspertise i værktøjet.
Værktøj
Real Estate Norm
REN er udviklet i Holland og er et essentielt værktøj, når en virksomhed skal finde en ny ejendom, og opstille krav og
ønsker til den kommende ejendom. Det er svært at definere og vægte de krav og ønsker, der måtte være i forbindelse
med vurdering af ejendom, hertil kan REN (Real Estate Norm) bruges. REN bruges til at definere krav og ønsker i et
pointsystem, som bruges til at sammenligne de forskellige ejendomme, der er af interesse for virksomheden.
Jeg har i forbindelse med min deltagelse i EREC undervist i REN, og har en stor ekspertise i værktøjet.
Eksempel på pointgivning i REN
Artikel om EREC i fagbladet
"Konstruktøren" april 2008
"Konstruktøren" april 2008
Space Management
Værktøj
Alt efter hvilket slags arbejde der udføres, eller hvilket produkt der sælges, er virksomhedens fysiske indretning individuel.
Hertil har Facilities Management metoder og værktøjer, som kan bruges i forbindelse med at optimere den fysiske indretning.
Indretningen kan stimulere videndeling og virke positivt på økonomien, hvis det bliver håndteret rigtigt og med medarbejderne i fokus.
For at nå frem til et målbart resultat har jeg arbejdet med fire stadier:
1. Funktionernes interaktion med hinanden
Når en virksomhed skal indrettes, er det vigtigt at se på hvilke funktioner, der er interaktion imellem og i hvilken grad.
Et nærhedsdiagram og funktionsdiagram kan benyttes hertil for at danne et visuelt overblik.
Værktøj
Alt efter hvilket slags arbejde der udføres, eller hvilket produkt der sælges, er virksomhedens fysiske indretning individuel.
Hertil har Facilities Management metoder og værktøjer, som kan bruges i forbindelse med at optimere den fysiske indretning.
Indretningen kan stimulere videndeling og virke positivt på økonomien, hvis det bliver håndteret rigtigt og med medarbejderne i fokus.
For at nå frem til et målbart resultat har jeg arbejdet med fire stadier:
1. Funktionernes interaktion med hinanden
Når en virksomhed skal indrettes, er det vigtigt at se på hvilke funktioner, der er interaktion imellem og i hvilken grad.
Et nærhedsdiagram og funktionsdiagram kan benyttes hertil for at danne et visuelt overblik.
Nærhedsdiagrammet sætter tal
på virksomhedens interne interaktioner
på virksomhedens interne interaktioner
Når dette skema er opstillet, er næste trin en udarbejdelse af et funktions-diagram, som i realiteten kan bruges direkte på
en plantegning til at lokalisere placering af virksomhedens funktioner.
Funktionsdiagrammet giver et nemt og hurtigt visuelt overblik over virksomhedens interne interaktioner. Det er nu blevet tydeligt
i dette tænkte eksempel, at salg fysisk skal placeres centralt i virksomheden, da denne funktion har størst interaktion af alle.
2. Funktionernes fysiske pladsbehov
Herefter skal det afklares, hvor meget plads den enkelte funktion skal have. Det gælder i antal af medarbejdere og arbejdets
udformning (hvor meget plads den enkelte medarbejder kræver for at kunne udføre sit arbejde). For at imødekomme brugerens
(medarbejderens) behov bedst muligt, skal denne inddrages i afklaringen af de fysiske pladsbehov.
3. Funktionernes arbejdsmetoder
Når man har fundet virksomhedens interne interaktioner og den enkelte medarbejders pladsbehov,
er det tid til at se på, hvad der kan gøres for at skabe de bedste fysiske rammer for medarbejderne. Dertil mangler det at undersøge,
hvordan medarbejderne arbejder, dvs. de daglige rutiner, uformelle samtaler med kolleger, møder og hvorfra arbejdet bliver udført.
Der skal her ses på interaktion afdelingerne imellem, og graden af selvstændighed hos den enkelte afdeling.
Når det er afklaret hvor i diagrammet en afdeling ligger, skal man nu kigge på hvorledes arbejdet udføres. Med andre ord, hvad der kræves
af kontoret mht. indretningsprincipper. Der findes fire primære indretningsprincipper:
- DEN
- CLUB
- HIVE/FACTORY
- CELL
4. Implementering
"Al forandring kræver mod"
Når teorien er på plads, kommer praksis i spil. Jeg har arbejdet meget med teorien og er klar over hvordan man overfører det til praksis.
en plantegning til at lokalisere placering af virksomhedens funktioner.
Funktionsdiagrammet giver et nemt og hurtigt visuelt overblik over virksomhedens interne interaktioner. Det er nu blevet tydeligt
i dette tænkte eksempel, at salg fysisk skal placeres centralt i virksomheden, da denne funktion har størst interaktion af alle.
2. Funktionernes fysiske pladsbehov
Herefter skal det afklares, hvor meget plads den enkelte funktion skal have. Det gælder i antal af medarbejdere og arbejdets
udformning (hvor meget plads den enkelte medarbejder kræver for at kunne udføre sit arbejde). For at imødekomme brugerens
(medarbejderens) behov bedst muligt, skal denne inddrages i afklaringen af de fysiske pladsbehov.
3. Funktionernes arbejdsmetoder
Når man har fundet virksomhedens interne interaktioner og den enkelte medarbejders pladsbehov,
er det tid til at se på, hvad der kan gøres for at skabe de bedste fysiske rammer for medarbejderne. Dertil mangler det at undersøge,
hvordan medarbejderne arbejder, dvs. de daglige rutiner, uformelle samtaler med kolleger, møder og hvorfra arbejdet bliver udført.
Der skal her ses på interaktion afdelingerne imellem, og graden af selvstændighed hos den enkelte afdeling.
Når det er afklaret hvor i diagrammet en afdeling ligger, skal man nu kigge på hvorledes arbejdet udføres. Med andre ord, hvad der kræves
af kontoret mht. indretningsprincipper. Der findes fire primære indretningsprincipper:
- DEN
- CLUB
- HIVE/FACTORY
- CELL
4. Implementering
"Al forandring kræver mod"
Når teorien er på plads, kommer praksis i spil. Jeg har arbejdet meget med teorien og er klar over hvordan man overfører det til praksis.
Funktionsdiagram
Funktionernes arbejdsmetoder
Med udgangspunkt i forrige diagram, kan man nu aflæse hvorledes den optimale indretning vil tage sig ud.
Benchmarking
Værktøj
”Benchmarking (af engelsk benchmark fikspunkt) er en systematisk undersøgelse og vurdering af en eller
flere virksomheders produktionsmetoder, effektivitet m.m. ved sammenligning med en standard.” (kilde: Wikipedia.org)
Der findes fire slags benchmarking som jeg alle har stiftet bekendtskab med:
Intern benchmarking
- Sammenligner ens ydelser internt i virksomheden.
Konkurrent- eller Familiebenchmarking
- Sammenligner to eller flere lignende virksomheder inden for samme branche.
På tværs af sektor benchmarking
- Sammenligner med virksomheder fra andre brancher der har ens ydelser/processer.
En mod mange benchmarking
- Sammenligner egne data med gennemsnitlige data for en række andre virksomheder.
Værktøj
”Benchmarking (af engelsk benchmark fikspunkt) er en systematisk undersøgelse og vurdering af en eller
flere virksomheders produktionsmetoder, effektivitet m.m. ved sammenligning med en standard.” (kilde: Wikipedia.org)
Der findes fire slags benchmarking som jeg alle har stiftet bekendtskab med:
Intern benchmarking
- Sammenligner ens ydelser internt i virksomheden.
Konkurrent- eller Familiebenchmarking
- Sammenligner to eller flere lignende virksomheder inden for samme branche.
På tværs af sektor benchmarking
- Sammenligner med virksomheder fra andre brancher der har ens ydelser/processer.
En mod mange benchmarking
- Sammenligner egne data med gennemsnitlige data for en række andre virksomheder.
Ledelsesprincipper
Værktøj
Ledelsen er den gruppe i en virksomhed, der har den største indflydelse på forandring, og det er her de største beslutninger
overvejes og tages. Det er op til ledelsen, hvorledes virksomhedens organisation skal tage sig ud, hvilke opgaver der skal
varetages inhouse, og hvor virksomheden skal styres hen i fremtiden.
Under ledelses principper har jeg i min studietid beskæftiget mig med to emner:
1. Outsourcing
Herunder hvilke overvejelser virksomheder skal gøres sig, før de kaster sig ud i outsourcing.
Jeg har erfaring med følgende outsourcingkoncepter:
Rightsizing/Downsizing
- En virksomhed gør sig klart, hvilke processer der egner sig til outsourcing.
Outtasking
- Omfatter kun en enkelt del i en virksomhed, såsom rengøringen.
Contracting-out
- Hvis en virksomhed vil koncentrere sig mere om sin Core Business, er der en mulighed for at outsource alle
operationelle Facilities Managementydelser til en aftalt pris
Total Facilities Management (TFM)
- Virksomheden kan sågar tage skridtet videre og ikke kun outsource Facilities Management, men også deres
taktiske og strategiske Facilities Managementydelser. Derved kan virksomheden koncentrere sig 100% om sin Core Business
Insourcing og Resourcing
- Friske øjne på virksomhedens interne funktioner kan øge selvbevidstheden, og virksomheden hjælpes til at
ændre og optimere procesgange der, hvor end klare de måtte fremstå for udefrakommende, ikke fra virksomhedens synspunkt, kan optimeres.
2. Udviklingsprincipper
Business Process Reengineering
- Omstrukturere interne processer/arbejdsgange i virksomheden med kundens behov som udgangspunkt.
Total Quality Management (TQM)
- Hele virksomheden involveres med hensigt på at forbedre kvaliteten, måle kvaliteten, undgå kvalitetsforringelse og fastlægge kvaliteten.
Mål - og Resultatstyring (MRS)
- Forbedring af et præstationsområde inden for en given periode med et fastlagt mål og med løbende opdateringer med fremgangen.
Som her vist ved denne graf:
Værktøj
Ledelsen er den gruppe i en virksomhed, der har den største indflydelse på forandring, og det er her de største beslutninger
overvejes og tages. Det er op til ledelsen, hvorledes virksomhedens organisation skal tage sig ud, hvilke opgaver der skal
varetages inhouse, og hvor virksomheden skal styres hen i fremtiden.
Under ledelses principper har jeg i min studietid beskæftiget mig med to emner:
1. Outsourcing
Herunder hvilke overvejelser virksomheder skal gøres sig, før de kaster sig ud i outsourcing.
Jeg har erfaring med følgende outsourcingkoncepter:
Rightsizing/Downsizing
- En virksomhed gør sig klart, hvilke processer der egner sig til outsourcing.
Outtasking
- Omfatter kun en enkelt del i en virksomhed, såsom rengøringen.
Contracting-out
- Hvis en virksomhed vil koncentrere sig mere om sin Core Business, er der en mulighed for at outsource alle
operationelle Facilities Managementydelser til en aftalt pris
Total Facilities Management (TFM)
- Virksomheden kan sågar tage skridtet videre og ikke kun outsource Facilities Management, men også deres
taktiske og strategiske Facilities Managementydelser. Derved kan virksomheden koncentrere sig 100% om sin Core Business
Insourcing og Resourcing
- Friske øjne på virksomhedens interne funktioner kan øge selvbevidstheden, og virksomheden hjælpes til at
ændre og optimere procesgange der, hvor end klare de måtte fremstå for udefrakommende, ikke fra virksomhedens synspunkt, kan optimeres.
2. Udviklingsprincipper
Business Process Reengineering
- Omstrukturere interne processer/arbejdsgange i virksomheden med kundens behov som udgangspunkt.
Total Quality Management (TQM)
- Hele virksomheden involveres med hensigt på at forbedre kvaliteten, måle kvaliteten, undgå kvalitetsforringelse og fastlægge kvaliteten.
Mål - og Resultatstyring (MRS)
- Forbedring af et præstationsområde inden for en given periode med et fastlagt mål og med løbende opdateringer med fremgangen.
Som her vist ved denne graf:
Mål - og Resultatstyring (MRS)
ITOCC
Værktøj
International Total Occupancy Cost Code
ITOCC er et værktøj der beskriver en ejendomsporteføljes udgifter, både de synlige og de ikke-synlige udgifter
anskueliggøres heri.
ITOOC er udviklet af Britiske IPD (Investment Property Databank).
Under mit studiebesøg i London 2007 var jeg til møde med repræsentanter fra IPD om bl.a. ITOOC,
her havde jeg lejlighed til at møde den administrerende direktør Christopher Hedley.
ITOCC tager alle bygningens udgifter med, såsom serviceydelser, forbrug og drift & vedligehold.
Værktøj
International Total Occupancy Cost Code
ITOCC er et værktøj der beskriver en ejendomsporteføljes udgifter, både de synlige og de ikke-synlige udgifter
anskueliggøres heri.
ITOOC er udviklet af Britiske IPD (Investment Property Databank).
Under mit studiebesøg i London 2007 var jeg til møde med repræsentanter fra IPD om bl.a. ITOOC,
her havde jeg lejlighed til at møde den administrerende direktør Christopher Hedley.
ITOCC tager alle bygningens udgifter med, såsom serviceydelser, forbrug og drift & vedligehold.
